Dokumenten- und Workflowmanagementssysteme

Nicht selten bedeuten qualitatives Speichern von Datein, deren Suche und Versionierung für die Firmen, die Dateiserver für Dokumentenabwicklung benutzen, eine Menge Schwierigkeiten.

Trotz einer optimalen Struktur und Strukturregeln des Dateisystems ist es oft schwierig, nötige Kontrolle, Suche und Dateiverwaltung aufgrund des ständig steigenden Dateivolumens zu gewährleisten. Es liegt an der Hand, dass kein Dateisystem so viel Leistung/Effizience in Zugriffskontrolle/Zugangskontrolle, Versionierung und Dokumentensuche aufweist wie das auf einer Datenbank aufgebaute Dokumenten- und Workflowmanagementsystem, um mit diesem zu konkurrieren.

Wie in sonstigen IT-Bereichen entstand während der Automatisierung des Dokumenten- und Workflowmanagements eine Vielzahl von Produkten mit ähnlichen Funktionen für Datei- und Metadatenverwaltung. Bei der Auswahl eines optimalen Produkts für diese Zwecke achten Kunden öfters mehr auf den Preis des Produktes und dessen Leistung, als auf seine Funktionalität.

Seit mehr als 10 Jahre entwickelt Microsoft erfolgreich eigenes MS SharePoint Dokumenten- und Workflowmanagementssystem mit einem kostenlosen Standaloneversion von SharePoint-Foundation-Portal sowie kostenpflichtige Versionen SharePoint Standard und Enterprise mit unterschiedlichen Funktionen. Mit der Entwicklung von Cloud-basierter Version von SharePoint Online gewinnt dieses System immer mehr an Popularität.

Einzigartige Funktionalität für Dateisuche und -verwaltung sowie Möglichkeit, Datei flexibel zu erweitern, machen MS SharePoint zu einem klaren Marktführer unter den Anbietern von Dokumenten- und Workflowmanagementssystemen. Eine kostenlose Produktversion ermöglicht den Drittanbietern, SharePoint als Basis zur Entwicklung von eigenen Produkten für Dokumentenabwicklung zu benutzen.