Системы управления документооборотом

Компании, использующие файловые серверы для сопровождения документооборота, часто испытывают проблему качественного хранения файлов, их поиска и версионирования.

Даже при наличии оптимальной структуры и правил организации файловой системы, зачастую бывает сложно установить необходимый контроль, провести поиск и организовать управление файлами в силу их постоянно увеличивающегося объема. Очевидно, что ни одна файловая система по возможностям разграничения доступа, версионирования и поиска документов не способна конкурировать с системой документооборота, в основе которой лежит база данных.

Равно как и в прочих областях IT, в процессе развития автоматизации документооборота было создано огромное количество продуктов, предлагающих практически одинаковый набор функциональности по управлению файлами и их метаданными. При выборе оптимального продукта для этих нужд клиенты чаще всего руководствуются не столько критериями функциональности, сколько стоимостью системы и ее производительностью.

На протяжении уже более 10 лет компания Microsoft успешно развивает линейку систем документооборота MS SharePoint, среди которых имеется бесплатная самостоятельная версия портала SharePoint Foundation, а также платные – SharePoint Standard и Enterprise, различающиеся набором функций. Пакет продуктов завоевал особую популярность с появлением облачной версии SharePoint Online.

Наличие уникальной функциональности поиска и управления файлами, а также возможностей их гибкого расширения, делает MS SharePoint безусловным лидером среди прочих предлагаемых на рынке систем документооборота. Бесплатная версия продукта дает возможность сторонним компаниям-разработчикам использовать SharePoint Foundation в качестве базы для создания собственных продуктов, работающих с документами.